Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower

La Matriz de Gestión del Tiempo

Es una herramienta de gestión del tiempo que permite incrementar la efectividad en el logro de objetivos para elevar la productividad. Puede ser aplicada en diversos aspectos de la vida, desde el personal, profesional y empresarial.

Te hará posible identificar aquellas tareas que se deben realizar y las que se deben descartar. Esta herramienta te «obliga» a valorar todas las tareas y no encasillarlas como urgentes, sino que hace que planifiques, delegues o deseches las acciones dependiendo de tus objetivos.

Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante

Dwight D. Eisenhower

Antecedentes

Se dice que la matriz la diseñó El general y presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, cuando estuvo a cargo de dos millones de soldados. Durante su presidencia, manejó las tensiones durante la Guerra Fría, acabó con la guerra en Corea y creó el Sistema Interestatal de Autopistas, entre muchos otros logros.

Fue una persona muy ocupada, áun así, nos dejó su legado de productividad para ayudarnos a escapar de la preocupación por las prisas y la ansiedad causada por tener que completar todas las actividades del día. Trello

El sistema es muy popular, en parte gracias a Stephen Covey, quien lo menciona en su libro «Los siete hábitos de la gente altamente efectiva» como la Matriz de Gestión del Tiempo.

Aunque el tiempo parece pasar volando, todos tenemos las mismas 24 horas al día. Entonces, ¿por qué algunas personas son capaces de lograr mucho más que la mayoría de la población? Una posible explicación se puede encontrar en su habilidad para administrar el tiempo de manera más eficiente que otros.

http://www.planetofsuccess.com/blog/2015/stephen-coveys-time-management-matrix-explained/

Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante

¡Tráguese ese sapo!, Brian Tracy

En que consiste la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower

  • La matriz se divide en 2 ejes:
    • La Urgencia de la tarea
    • La Importancia de la tarea.
  • Esto es, un modelo de cuatro cuadrantes. Cada una de ellas representa una categoría en la prioridad de las actividades a realizar. Dependiendo de si una tarea es más o menos urgente y más o menos importante, se ubicará en uno de los 4 cuadrantes en los que se divide la matriz.

Aumenta la productividad gracias a su facilidad y rapidez de uso. Las tareas a tareas a realizar se deben acomodar en esta matriz dependiendo de la urgencia e importancia de la tarea, ejemplo:

Urgente

  • Algo es urgente cuando requiere una atención inmediata. Las cosas urgentes atrapan tu atención, te presionan constantemente. La trampa está en que muchas de ellas son fáciles, o son divertidas, o son populares, pero son poco importantes.
  • La urgencia tiene que ver con la temporalidad de la tarea y con las consecuencias que acarrea no hacerla. ¿Es necesario que haga esta tarea ahora? ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea? Aquí debes valorar si realmente te urge hacerla o si la puedes dejar para luego.

Importante

  • Algo es Importante cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida, objetivo o meta. Para no desatender las actividades que son importantes, pero no son urgentes, necesitas ser proactivo, ya que éstas no demandan tu atención. Si las dejas de lado, llegará un momento en que se convertirán en urgentes, y este comportamiento te llevará al circulo vicioso que implica vivir siempre en modo reactivo, en una situación de crisis continua.
  • La importancia de la tarea tiene que ver con los objetivos que te planteas. ¿Es importante esta tarea para conseguir mi objetivo? ¿Te hace estar más cerca de lo que realmente quieres conseguir?

La gente efectiva pasa más tiempo en el Cuadrante II, reduce en lo posible el tiempo que está en el Cuadrante I, y no se preocupa demasiado de los Cuadrantes III y IV.

Stephen Covey

Cuadrante I. Urgencia alta e Importancia alta (HACER)

En este espacio se ubican todas aquellas tareas que no pueden, ni deben, ser pospuestas, bajo ninguna circunstancia. Es lo realmente prioritario en este momento, aquello que tiene mayor relevancia que lo demás. Exige que sea atendido ahora mismo y que se deje de lado cualquier otra actividad, hasta que esto no se resuelva.

Pero cuidado con este cuadrante, no conviene saturarlo, ya que estarás todo el día agobiado haciendo tareas sin parar con la presión que conlleva la urgencia. Las personas que llenan este cuadrante de tareas no tienen tiempo para ellas mismas y están viviendo al límite siempre.

En este cuadrante se ubican situaciones como, por ejemplo, un fallo en la electricidad de la casa, de un centro de datos, de los servicios de internet, fallas en fechas críticas. De esto dependen muchas cosas, así que no se puede posponer. También caben allí situaciones como una enfermedad, un accidente doméstico, demandas legales, cumplimiento de obligaciones fiscales, auditorias, situaciones con fecha de termino, reclamos urgentes.

Asegúrate de tomar medidas proactivas para minimizar o eliminar la aparición nuevamente de estas actividades.

El primer cuadrante es el lugar en el que tenemos que evitar estar todo el tiempo.

Stephen Covey

Cuadrante II. Urgencia baja e Importancia alta (PLANEAR).

Corresponde a aquello que no debe ser atendido inmediatamente, pero sí tiene gran importancia.Se trata de actividades que no son decisivas a corto plazo, pero sí a mediano y largo plazo.

En este cuadrante se encuentran las tareas que sabes que tienes que hacer para alcanzar los objetivos, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes realizarlas en los días sucesivos sin problema.

Igual que con el cuadrante anterior, éste también tiene su lado oscuro. Si este cuadrante está lleno de tareas, corres el riesgo de no pasar a la acción y no realizar las tareas importantes que te llevarán al éxito. ¡Que no se te olvide de realizar estas tareas!

En este cuadrante están todas aquellas tareas que no son de vida o muerte, pero sí resultan determinantes para la calidad de vida o el bienestar. La primera de ellas es la salud. De la salud depende todo y es importante cuidarla. Los efectos de no hacerlo solo se ven a largo plazo y pueden ser devastadores.

En este espacio también están tareas como la preparación de los exámenes finales de una clase, o mantener en buen nivel la relación de pareja. Se incluyen aspectos como la capacitación o actualización de conocimientos, etc.

Idealmente deberías dedicar la mayor parte del tiempo a realizar actividades de este cuadrante.

Las tareas de este cuadrante que no se realizan, se pueden fácilmente convertir en tareas del alta urgencia e importancia (cuadrante I – Hacer)..

El segundo cuadrante es el que más valor aporta a nuestras vidas.

Stephen Covey define este cuadrante como el corazón de la administración personal efectiva.

Cuadrante III. Urgencia alta e Importancia baja (DELEGAR).

Delegar es más importante de lo que mucha gente piensa. Es importante saber cuándo delegar. Se delega cuando hay tareas urgentes que realizar pero que realmente no te acercarán a los objetivos que te has fijado ya que no son importantes.

Las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y las solicitudes de reunión de última hora van en este cuadrante. Este tipo de tareas por lo general no merecen tu atención porque no producen resultados medibles.

El objetivo de estas tareas es intentar eliminar y reducir las cosas que no te ayudan a hacer tu trabajo.

Evernote

La gente que vive para quedar bien con los demás pasa todo su tiempo en este cuadrante. Se encarga de solucionarles los problemas a los demás en vez de ocuparse de los propios. Lo peor de todo es que creen que en realidad están en el Cuadrante I, apagando sus propios incendios.

También pueden aparecer en este cuadrante tareas que por obstinados creemos que son importantes. Nos hicimos problema, nos angustiamos, perdimos tiempo valioso y no sacamos nada de valor para nosotros.

En estos casos debes de encontrar a la persona adecuada que sepas que va a realizar el trabajo de la mejor manera posible, permitiéndote centrarte en las cosas importantes de otros cuadrantes . No significa que como no es importante no debas de realizarla.

Cuadrante IV. Urgencia baja e Importancia baja (DESECHAR).

Presenta todas aquellas tareas que no son ni urgentes ni importantes. ¿Por qué hacemos cosas que no nos aportan nada y que ni siquiera sentimos obligación externa de hacer?

Muchas veces el Cuadrante IV es un escape. Nos escapamos del Cuadrante I que nos estresa mucho y nos vamos directo al Cuadrante IV. Quizás terminamos de entregar un trabajo práctico o resolver una situación difícil en el trabajo. El estrés es tan alto que al llegar a casa lo único que deseamos es desconectar nuestro cerebro y ponernos a ver televisión.

El cuarto cuadrante es el que abarca todas las tareas que no nos aportan nada en ningún sentido.

Vivir en el Cuadrante I y escaparse al Cuadrante IV es algo perjudicial. Este es un cuadrante que hay que evitar a toda costa.

El cuarto cuadrante es aquel para ubicar todo lo inútil

Stephen Covey

Ni reviste carácter de urgencia, ni tampoco tiene mayor relevancia. Aún así, se trata de actividades que absorben parte de nuestro tiempo.

En este cuadrante se ubican acciones completamente irrelevantes como mirar el correo electrónico cada cinco minutos. O seguir una conversación por redes sociales en la que ni siquiera hay mayores cosas qué decir. También ver televisión, conversar y cosas por el estilo.

Como aplicar la matriz

Preparación. Elabora tu lista de actividades

  • Escribe la lista de tareas que realizas, sin hacer ningún tipo de discriminación, incluye todas aquellas que te consumen tiempo: llamadas telefónicas, redes sociales, correos electrónicos, tiempo para el café, y las de productividad, tus procesos, tareas operativas, planificación, análisis, diseño.
  • Piensa en cual es el objetivo que persigues: reducir tiempo, lograr metas, disminuir costos, incrementar ventas, completar un proyecto, concluir una tesis, incrementar tu salario, construir un prestigio, lograr clientes corporativos.

Preparación. Elige tu propio color

Para añadir una nueva dimensión a tu matriz, asigna un color a cada una de las secciones de tu sistema. Los códigos de color perfectos se pueden basar en los que utilizan los bomberos estadounidenses. Asigna un nivel de prioridad a cada color.

Evernote

Por ejemplo:

  • Rojo = urgente: Realizar esta tarea inmediatamente
  • Amarillo = importante, pero no es súper urgente: Decide cuándo debes hacerlo.
  • Verde = urgente, no importante: ¡Delega esta tarea!
  • Gris = ni urgente ni importante: ¡Elimina esta tarea!

Clasificación

  • Ten a la mano tu lista de tareas
  • Revisa las tareas, mientras lo haces formula las siguientes preguntas:
    • Pregunta si esa tarea contribuye a conseguir tus objetivos
    • ¿Cuándo lidiarás con las tareas que son importantes, pero no urgentes?
    • ¿Cuándo dedicarás tiempo a hacer frente a las tareas importantes antes de que se vuelvan urgentes de repente?
    • Warren Buffett sugiere hacer una lista de todas las cosas que tienes que hacer cada día. Empieza por el principio de tu lista y táchalo cuando lo hayas terminado.
    • ¿Cuáles son las consecuencias potenciales de hacer o no hacer esta tarea?
    • ¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?
    • ¿Qué puedo hacer yo que solo puedo hacer yo y que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?
    • ¿Cuál es, hoy, el uso más valioso de mi tiempo?
  • Cuando se utiliza la matriz se recomienda tratar de maximizar el tiempo empleado con las actividades del cuadrante II. Esto le permitirá (a largo plazo) reducir las actividades del cuadrante I, ya que muchas de ellas podrían haber sido actividades del cuadrante II, si se hubiera implementado una mejor planificación.

¿Porqué es tan difícil tomar decisiones? [Trello]

Las investigaciones muestran que la toma de decisiones está estrechamente ligada a las emociones. La parte de tu cerebro que se relaciona con la racionalidad y la toma de decisiones, la corteza orbitofrontal, y la parte de tu cerebro asociada con las emociones, la amígdala, trabajan a menudo en conjunto cuando estás procesando pensamientos complicados.

Esto significa que la toma de decisiones está ligada a la regulación del estado de ánimo. Efectivamente, la ansiedad y depresión a menudo se describen como sentimientos de inmovilidad, de estar atascados y la imposibilidad de tomar decisiones.

Es por esto que adoptar un sistema como la matriz de Eisenhower para evaluar tus tareas o las decisiones que necesitas tomar, es una manera fácil de reducir la carga emocional.

Al utilizar la matriz de Eisenhower regularmente, tu cerebro comenzará a hacer nuevas conexiones y te acostumbrarás rápidamente a identificar la diferencia entre tareas importantes y tareas no importantes.

La matriz de administración del tiempo Eisenhower se puede implementar para tus tareas en un tablero de Trello. Haz una lista para cada cuadrante y una lista de «Entrantes» en la que pondrás todos tus pendientes, cuando estés listo podrás evaluar esta lista.

Sorting Metrics. How Do You Prioritize Indicators on Your Scorecard?

Fuente: Interim

Diseña tu tiempo

  • Una de las razones principales de la postergación de las decisiones y la falta de motivación es la vaguedad. (Brian Tracy, ¡Tráquese ese sapo !)
    • 1 Decida exactamente qué quiere.
    • 2 Escríbalo.
    • 3 Establezca una fecha tope para su objetivo.
    • 4 Haga una lista de todo lo que piensa que va a tener que hacer para lograr el objetivo.
    • 5 Organice la lista como un plan.
    • 6 Actúe inmediatamente conforme al plan.
    • 7 Decida hacer cada día algo que le acerque a su objetivo principal.
  • Las listas de tareas te ayudan a aliviar la mente. La forma en la que utilices una lista depende de ti, pero asegúrate de preguntarte (al igual que el Sr. Buffett), qué debes terminar primero. La prioridad es esencial.
  • El objetivo de cada cuadrante es agregar añadir acciones y tareas, pero se complicará en exceso si tienes más de siete u ocho elementos de acción. El objetivo es el logro.
  • Intenta crear una lista independiente y una matriz para tu vida profesional y para tu vida personal.
  • Solo tú puedes definir el nivel de prioridad de los elementos de acción de tu lista. Echa un vistazo a la lista de tareas cada mañana y empezarás a observar cómo se siente uno al completar sus tareas al final del día o de la semana.
  • Un área clave de resultados es algo que debe lograr si quiere tener éxito en su trabajo.Usted puede ser excepcional en seis de siete áreas clave de resultados, pero verdaderamente pobre en la séptima, y su pobre rendimiento en esa séptima área le hace retroceder y determina cuánto podrá lograr con el resto de sus habilidades. Esta debilidad actuará como un freno en su eficacia y será constante fuente de fricción y frustración. Niéguese a racionalizar, justificar o defender sus áreas débiles. En cambio identifíquelas con claridad. Establezca un objetivo y haga un plan para ser muy bueno en cada una de esas áreas. ¡

Ladrones de tiempo

Son todas aquellas actividades que realizan durante el día que te alejan, distraen, roban tiempo para cumplir tus metas del día y por lo tanto para completar tus objetivos.

Ladrones de tiempo generadas por ti mismo (internos)

  • Tratar de hacer varias cosas al mismo tiempo y no concluir completamente y con calidad ninguna.
  • No planear las actividades del día
  • No tener objetivos alcanzables (SMART)
  • Perder tiempo en la búsqueda de la perfección
  • Dejar tareas iniciadas e inconclusas, para iniciar otras tareas que surgen del último momento, que tampoco se completan.
  • Ser desordenado, alocado.
  • Falta de asertividad, no saber decir no. O decir no a todo.
  • Procastinar
  • No ser puntual para iniciar y concluir el día.
  • Insatisfacción, des-motivación, falta de preparación
  • No organizar el tiempo
  • Falta de limpieza y orden

Ladrones de tiempo generadas por tu entorno (externos)

  • Conversaciones que no agregan valor con colegas, subordinados, jefe, familiares, clientes.
  • Reuniones no planeadas
  • Reuniones sin orden del día y objetivos claros.
  • Problemas personales o familiares.
  • Tareas urgentes
  • Fallas de servicios externos, luz, telefonía, servicios de cómputo
  • Herramientas de trabajo lento u obsoleto, computadoras, software.
  • Sobrecarga de informes

Referencias